شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا) || در دنیای مدرن، سازمان‌ها با سرعت و حجم بالایی از اطلاعات مواجه هستند؛ اطلاعاتی که در لحظه می‌تواند موقعیت سازمان را تقویت یا تضعیف کند. در این میان، روابط عمومی به‌عنوان اورژانس سازمانی عمل می‌کند؛ نهادی که مانند یک سیستم پاسخ سریع، موظف است در هر زمان آماده باشد تا به وقایع واکنش نشان دهد و مدیریت سازمان را با اطلاعات درست به تصمیم سازی صحیح نزدیک کند.
بنابراین روابط عمومی اگرچه عنصری تصمیم گیر در سازمان به شمار نمی رود بلکه می تواند در تصمیم سازی نقش مهمی را ایفا کند. در این مصاف نقش زمان بسیار اهمیت دارد. چراکه تازگی یکی از ویژگی های خبر است و خبر ابزار دست روابط‌عمومی‌ها. بنابراین بحث روابط عمومی در سازمان یک موضوع اولویت دار به حساب می آید. این نقش حساس باعث می‌شود که روابط عمومی در هر شرایطی در اولویت سازمانی قرار گیرد، چراکه بسیاری از فرصت‌ها یا چالش‌ها تنها در لحظه‌ای کوتاه قابل مدیریت هستند.
روابط عمومی به‌دلیل ارتباط مستقیم با اخبار و جریان‌های اطلاعاتی، جایگاهی کلیدی در سازمان دارد. این واحد باید دو وظیفه حیاتی را به‌طور همزمان انجام دهد: اولاً همواره در جریان اطلاعات باشد و ثانیاً اطلاعات صحیح را به‌سرعت در اختیار مخاطبان داخلی و خارجی قرار دهد. اگر در این وظایف کوچک‌ترین وقفه‌ای ایجاد شود، ممکن است سازمان فرصتی طلایی را از دست بدهد یا در برابر موجی از اطلاعات نادرست قرار گیرد.
در جریان بودن؛ قلب تپنده اورژانس اطلاعاتی
یکی از وظایف اصلی روابط عمومی این است که همواره در جریان رویدادها و اخبار مرتبط با سازمان باشد. این نهاد باید تحولات درونی و بیرونی را رصد کرده و به‌سرعت آن‌ها را به مدیریت سازمان منتقل کند. ارتباطات رسانه‌ای، اخبار رقبا، رویدادهای مرتبط با حوزه فعالیت سازمان و حتی شایعات پراکنده، از جمله موضوعاتی هستند که روابط عمومی باید در لحظه بر آن‌ها اشراف داشته باشد. کانال های ارتباطی مختلف و ابزارهای رصد رسانه ها در اختیار روابط عمومی قرار دارد تا این بخش مهم از اقداماتش را مدیریت کند.
در این میان دسترسی به عناصر مهم سازمانی مثل مدیران ارشد و تصمیم گیران بسیار مهم است. ضمن اینکه مجریان نیز باید در جریان ماوقع قرار گیرند. همچنین، روابط عمومی موظف است اطلاعات صحیح و دقیق را به رسانه‌ها و مخاطبان ارائه دهد. این دوسویگی ارتباطات، شباهت زیادی به عملکرد اورژانس دارد؛ همان‌طور که اورژانس باید همواره آماده باشد تا جان افراد را نجات دهد، روابط عمومی نیز باید همیشه آماده باشد تا اعتبار سازمان را حفظ کند.
پیشگیری از بحران و مقابله با شایعات
یکی از مهم‌ترین دلایل تشبیه روابط عمومی به اورژانس، نقش این نهاد در پیشگیری از بحران‌ها است. بحران‌ها اغلب از شایعات یا اطلاعات نادرست آغاز می‌شوند. اگر روابط عمومی نتواند به‌موقع وارد عمل شود و شایعات را کنترل کند، بحران‌هایی کوچک می‌توانند به چالش‌هایی بزرگ تبدیل شوند. برای مثال، در صورت انتشار یک شایعه مخرب در رسانه‌ها یا شبکه‌های اجتماعی، روابط عمومی باید بلافاصله وارد عمل شود، اطلاعات صحیح را منتشر کند و افکار عمومی را مدیریت کند. تأخیر در این فرآیند، نه‌تنها باعث گسترش شایعه می‌شود، بلکه اعتبار سازمان را نیز به خطر می‌اندازد.
ضرورت ارتباط مستقیم با مدیریت سازمان
یکی از اصولی‌ترین نیازهای روابط عمومی، ارتباط مستقیم و بدون واسطه با مدیر سازمان است. همان‌طور که در یک سیستم اورژانس، اطلاعات به‌سرعت به پزشک منتقل می‌شود، در ساختار سازمانی نیز روابط عمومی باید به‌صورت بی‌واسطه با مدیریت در ارتباط باشد. این ارتباط مستقیم، علاوه بر تسریع در انتقال اطلاعات، باعث افزایش اعتماد و هماهنگی میان مدیر و روابط عمومی می‌شود. اگر روابط عمومی نتواند اطلاعات را به‌موقع به مدیر منتقل کند، یا برای گرفتن تصمیم نیازمند طی مراحل اداری طولانی باشد، ممکن است سازمان فرصت‌های حیاتی را از دست بدهد.
زمان؛ عاملی کلیدی در روابط عمومی
در دنیای روابط عمومی، زمان از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. اگر خبری به‌موقع منتشر نشود، نه تنها عنصر تازگی و جذابیت خود را از دست می‌دهد، بلکه ممکن است زمینه را برای انتشار اطلاعات نادرست فراهم کند. همچنین، فرصت برای پاسخ به سوالات رسانه‌ها یا انتشار تکذیبیه‌ها نیز محدود است. اگر روابط عمومی نتواند در همان روز به سوالات یا شایعات پاسخ دهد، سازمان ممکن است تحت تأثیر افکار عمومی منفی قرار گیرد. از سوی دیگر، خبرهایی که به‌موقع منتشر می‌شوند، می‌توانند افکار عمومی را به‌درستی مدیریت کنند و اعتبار سازمان را تقویت نمایند.
مدیریت بحران؛ وظیفه‌ای اورژانسی برای روابط عمومی
روابط عمومی نه‌تنها باید در شرایط عادی به‌طور مؤثر عمل کند، بلکه در شرایط بحرانی نیز نقشی کلیدی ایفا می‌کند. در مواقع بحران، تصمیمات باید با سرعت و دقت گرفته شوند. روابط عمومی در این شرایط باید با آمادگی کامل، اطلاعات لازم را به مدیر سازمان منتقل کند و استراتژی ارتباطی مناسبی برای کنترل بحران تدوین نماید. این عملکرد شبیه به اورژانس است که در لحظات حساس با تصمیمات سریع و صحیح، جان افراد را نجات می‌دهد. روابط عمومی نیز در شرایط بحرانی می‌تواند با اطلاع‌رسانی شفاف و به‌موقع، اعتماد مخاطبان را جلب کند و از گسترش بحران جلوگیری نماید.
جایگاه روابط عمومی در ساختار سازمانی
برای آنکه روابط عمومی بتواند وظایف خود را به‌درستی انجام دهد، باید در ساختار سازمانی جایگاهی ویژه داشته باشد. این واحد نباید درگیر پیچیدگی‌های اداری یا وابسته به بخش‌های دیگر باشد. بلکه باید به‌عنوان بخشی مستقل و استراتژیک، مستقیماً با مدیر سازمان در ارتباط باشد. علاوه بر این، روابط عمومی باید در تمامی جلسات کلیدی و تصمیم‌گیری‌های مهم حضور داشته باشد. این حضور، نه تنها باعث بهبود هماهنگی میان روابط عمومی و سایر بخش‌ها می‌شود، بلکه کمک می‌کند تا روابط عمومی بتواند نقش مشاوری آگاه برای مدیریت ایفا کند.
روابط عمومی یا اورژانس سازمان
روابط عمومی، اورژانس سازمانی است که در لحظه‌های حساس می‌تواند جان سازمان را نجات دهد. این واحد، با مدیریت اخبار، مقابله با شایعات و اطلاع‌رسانی شفاف، نقش بی‌بدیلی در حفظ و تقویت اعتبار سازمان ایفا می‌کند.
مدیران سازمان‌ها باید این واقعیت را بپذیرند که روابط عمومی، نه یک بخش حاشیه‌ای، بلکه یکی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین اجزای سازمان است. ارتباط مستقیم و اولویت‌بخشی به روابط عمومی، نه‌تنها باعث بهبود عملکرد این واحد می‌شود، بلکه سازمان را در برابر چالش‌ها و بحران‌ها مقاوم‌تر می‌سازد. همان‌طور که اورژانس، اولین نهادی است که در زمان بحران وارد عمل می‌شود، روابط عمومی نیز باید اولین بخشی باشد که در جریان اطلاعات قرار می‌گیرد و سازمان را نیز در جریان می‌گذارد. در غیر این صورت، هزینه تأخیر می‌تواند برای سازمان بسیار گران تمام شود.
منبع خبر:
شارا
/ روابط عمومی؛ اورژانس سازمانی برای مدیریت اخبار و
بحران‌ها
تمامی حقوق گردآوری و تالیف خبر متعلق به ناشر اصلی آن که در لینک فوق به آن اشاره شده است می باشد. در صورت نیاز به ارسال جوابیه یا توضیح تکمیلی برای مطلب منتشر شده صرفا از طریق مرجع اصلی خبر اقدام نمایید.
