شبکه اطلاع‌رسانی روابط عمومی ایران (شارا) || در دنیای دیجیتال امروز، روابط عمومی به ابزارهای فناوری برای مدیریت بهتر ارتباطات درون و برون‌سازمانی وابسته شده است. Slack.com به عنوان یک پلتفرم پیام‌رسان فوری و ابزار همکاری تیمی، جایگاه ویژه‌ای در میان متخصصان روابط عمومی پیدا کرده است. این پلتفرم نه تنها برای هماهنگی‌های داخلی بلکه برای ایجاد و حفظ روابط موثر با رسانه‌ها و مدیریت چندین بخش روابط عمومی در سازمان‌های بزرگ بسیار کارآمد است.
پلتفرم اسلک شاید به نوعی در سامانه های داخلی سازمان های دولتی وجود داشته باشد، اما راحتی و کاربرد بسیار خوب آن برای اجرای پروژه ها وسوسه برانگیز است. در این یادداشت به نحوه استفاده از اسلک و کاربرد آن در روابط عمومی می پردازیم.
ویژگی‌های کلیدی اسلک برای روابط عمومی
۱. کانال‌های اختصاصی برای پروژه‌ها و موضوعات مختلف
اسلک این امکان را فراهم می‌کند که برای هر پروژه، کمپین یا حوزه کاری، کانال‌های جداگانه‌ای ایجاد شود. این ویژگی برای روابط عمومی که نیاز به مدیریت اطلاعات پراکنده و گوناگون دارد، یک ابزار بی‌بدیل است. این پلتفرم از پراکندگی اطلاعات جلوگیری می کند و اعضای تیم دقیقاً به اطلاعات مرتبط با مسئولیت خود دسترسی دارند. بخش‌های مختلف روابط عمومی می‌توانند کانال‌های جداگانه‌ای برای تعامل با تیم‌های تولید محتوا، رسانه‌ها و سایر ذی‌نفعان داشته باشند.
۲. امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها و اطلاعات چندرسانه‌ای
روابط عمومی به ارسال مداوم اسناد، تصاویر و ویدئوها نیاز دارد. اسلک این فرآیند را سریع و بی‌دردسر می‌کند. می‌توانید بیانیه‌های مطبوعاتی، محتوای تبلیغاتی یا تصاویر گرافیکی را مستقیماً از طریق اسلک ارسال کنید. در ارتباط با رسانه‌ها، فایل‌ها می‌توانند به‌سرعت بین تیم روابط عمومی و خبرنگاران به اشتراک گذاشته شوند.
۳. ادغام با سایر ابزارها
اسلک با ابزارهایی مانندGoogle Drive، Trello،زوم و Microsoft Teams ادغام می‌شود. این ادغام‌ها به روابط عمومی کمک می‌کنند که تمام منابع موردنیاز خود را در یک مکان متمرکز کند. نیازی به جابه‌جایی بین پلتفرم‌های مختلف نیست و بهره‌وری افزایش می‌یابد. هماهنگی جلسات آنلاین با خبرنگاران از طریق زوم و اشتراک‌گذاری اسناد از طریق Google Drive به سهولت انجام می‌شود.
۴. اعلان‌ها و مدیریت اولویت‌ها.
اسلک امکان ارسال اعلان‌های فوری و هشدارهای اولویت‌دار را فراهم می‌کند. در مواقع بحرانی، روابط عمومی می‌تواند سریعاً پیام‌های ضروری را به تمامی اعضای تیم ارسال کند. برای هماهنگی با رسانه‌ها، این ویژگی به شما کمک می‌کند تا سریعاً خبرنگاران را از تغییرات در برنامه یا بیانیه‌های جدید مطلع کنید.
۵. پیگیری مکالمات و ذخیره‌سازی داده‌ها
اسلک تمامی مکالمات، فایل‌ها و اسناد را ذخیره می‌کند و قابلیت جستجوی پیشرفته‌ای دارد. این ویژگی برای مستندسازی فعالیت‌های روابط عمومی و دسترسی سریع به اطلاعات گذشته بسیار مفید است. روابط عمومی می‌تواند گزارش‌های کمپین‌های قبلی یا مکاتبات با خبرنگاران را به راحتی بازیابی کند.
چگونه اسلک ارتباط با رسانه‌ها را بهبود می‌بخشد؟
۱. ایجاد کانال‌های ویژه رسانه‌ها
شما می‌توانید کانال‌های اختصاصی برای تعامل با خبرنگاران، وب‌سایت‌های خبری و رسانه‌های اجتماعی ایجاد کنید. به‌جای ارسال ایمیل‌های انبوه، محتوای خبری را مستقیماً از طریق این کانال‌ها ارسال کنید. خبرنگاران نیز می‌توانند سوالات خود را در همین کانال‌ها مطرح کنند و پاسخ‌های سریع دریافت کنند.
۲. برگزاری جلسات آنلاین با خبرنگاران
ادغام اسلک با زوم یا Microsoft Teams امکان برگزاری جلسات مطبوعاتی مجازی را فراهم می‌کند. روابط عمومی می‌تواند تاریخ، لینک و جزئیات جلسات را در اسلک منتشر کرده و هماهنگی‌های لازم را انجام دهد.
۳. ردیابی تعاملات با خبرنگاران.
مکالمات و درخواست‌های خبرنگاران در Slack ذخیره می‌شود. این امر به روابط عمومی کمک می‌کند تا روابط خود با رسانه‌ها را بهبود دهد و پاسخگویی به درخواست‌های خبرنگاران را آسان‌تر کند.
اسلک در روابط عمومی سازمان‌های بزرگ
۱. مدیریت چندین بخش روابط عمومی
در سازمان‌های بزرگ که شامل بخش‌های مختلف روابط عمومی می‌شوند، اسلک به هماهنگی میان این بخش‌ها کمک می‌کند. مثال: بخش روابط عمومی داخلی می‌تواند کانال جداگانه‌ای برای تعامل با کارکنان سازمان داشته باشد، در حالی که بخش روابط عمومی خارجی از کانال‌های اختصاصی برای رسانه‌ها و مشتریان استفاده کند.
۲. مدیریت پروژه‌های همزمان
در کمپین‌های بزرگ که نیاز به هماهنگی بین تیم‌های متعدد دارند، اسلک می‌تواند نقش مرکزی در سازماندهی فعالیت‌ها ایفا کند. کاربرد: یک کانال ویژه برای هماهنگی کل پروژه و کانال‌های جداگانه برای هر بخش یا تیم ایجاد کنید.
۳. شفافیت و دسترسی به اطلاعات
اسلک با امکان مشاهده تمامی مکالمات و فعالیت‌ها، شفافیت را افزایش می‌دهد. مدیران روابط عمومی می‌توانند وضعیت هر پروژه را به صورت لحظه‌ای رصد کنند و به مشکلات احتمالی سریعاً واکنش نشان دهند.
مراحل شروع کار با اسلک
۱. ثبت‌نام و ایجاد حساب کاربری
با مراجعه به سایت Slack.com یک حساب کاربری ایجاد کنید.
۲. تعریف تیم و افزودن اعضا
تیم روابط عمومی خود را تعریف کرده و اعضای مرتبط را به آن اضافه کنید.
۳. ایجاد کانال‌های مختلف
کانال‌هایی برای هر پروژه، کمپین یا موضوع مشخص ایجاد کنید.
۴. ادغام ابزارهای دیگر
ابزارهایی مانند Google Drive یا Trello را به اسلک متصل کنید تا بازدهی افزایش یابد.
۵. آموزش اعضای تیم
اعضای تیم روابط عمومی باید با ویژگی‌های اسلک آشنا شوند تا به بهترین شکل از آن استفاده کنند.
مزایای اسلک برای روابط عمومی
ارسال پیام‌ها و اسناد فوری باعث کاهش زمان صرف شده برای ارتباطات می‌شود. ادغام ابزارهای مختلف و تمرکز منابع در یک پلتفرم بهره‌وری را افزایش می‌دهد. تقویت ارتباطات داخلی و خارجی:.اسلک امکان مدیریت همزمان ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را فراهم می‌کند. اسلک به عنوان یک ابزار مدرن و کارآمد، به روابط عمومی‌ها کمک می‌کند که نه تنها فعالیت‌های خود را به بهترین نحو سازماندهی کنند، بلکه ارتباطات خود را با رسانه‌ها و سایر ذی‌نفعان بهبود بخشند. برای سازمان‌هایی که به دنبال افزایش شفافیت، هماهنگی و بهره‌وری هستند، اسلک یک گزینه ایده‌آل محسوب می‌شود.
منبع خبر:
شارا
/ کاربرد پلتفرم اسلک در ارتقای کارآیی روابط عمومی
تمامی حقوق گردآوری و تالیف خبر متعلق به ناشر اصلی آن که در لینک فوق به آن اشاره شده است می باشد. در صورت نیاز به ارسال جوابیه یا توضیح تکمیلی برای مطلب منتشر شده صرفا از طریق مرجع اصلی خبر اقدام نمایید.
