توانمندسازی متخصصان روابط عمومی کلید موفقیت روابط عمومی

توانمندسازی متخصصان روابط عمومی / توانمندسازی مهم ترین چالش مدیران در عصر حاضر است. زیرا سازمان ها در معرض تغییرات سریع و غیر قابل پیش بینی قرار دارند. از مهم ترین عوامل بروز این تغییرات، می توان به رقابت روز افزون جهانی، توسعه و گسترش فناوری اطلاعات و بروز تغییرات در ویژگی ها و خواسته های مخاطبان اشاره کرد. تغییر در شرایط سازمان های عصر حاضر، منجر به تغییر در نگرش آنها به نیروی انسانی شده است. در این شرایط، کارکنان سازمان ها، ابزار موفقیت مدیر نیستند و به عنوان سرمایه های سازمان، به گردانندگان اصلی جریان کار و شرکای سازمان تبدیل شدند(Roy & sheena,2005).

امروزه توانمندسازی به عنوان یکی از ابزارهای سودمند ارتقای کیفی کارکنان و افزایش اثر بخشی سازمانی تلقی می¬ شود. به منظور کسب موفقیت در محیط در حال تغییر کسب و کار امروزی، سازمان¬ها به دانش، نظرات، انرژی و خلاقیت کلیه کارکنان، اعم از کارکنان خط مقدم تا مدیران سطح بالا، نیازمندند.

برای تحقق این امر، سازمان¬ها از طریق توانمندسازی کارکنان مربوطه به منظور تشویق آنان به ابتکار عمل بدون اعمال فشار، ارج نهادن به منافع جمعی سازمان با کمترین نظارت و انجام وظیفه به عنوان مالکان سازمان، اقدام می¬نمایند. توانمندسازی، کارکنان را قادر می¬سازد تا در مواجهه با مشکلات و تهدیدها، از مقاومت و انعطاف پذیری بیشتری برخوردار باشند. لذا می¬تواند به عنوان منبعی که از آسیب پذیری کارکنان جلوگیری نماید و بذر امید را در شرایط بحرانی از جمله انهدام سرمایه¬های مالی و از بین رفتن زندگی انسانی، در دل آنان بکارد، مفید واقع شود(پاک طینت و همکاران، ۱۳۸۷، ص۳۳).

در پژوهش حاضر شیوه های توانمندسازی متخصصان روابط عمومی و ایجاد تعهد سازمانی در عصر انقلاب فردی مورد بررسی قرار می گیرد و به این سوال پاسخ داده می شود که چگونه و با چه شیوه های می توان متخصصان روابط عمومی را در عصر انقلاب فردی، ضمن توانمند سازی، تعهد سازمانی آنان را افزایش داد.

توانمندسازی متخصصان در روابط عمومی
(پیگورز و مایرز(۱۹۹۲) در زمینه نقش آموزش می¬گویند: «آموزش مناسب، نارضایتی شغلی و دوباره کاری را به مقدار زیاد کاهش داده و کارکنان را یاری می¬کند که با تمام ظرفیت کارکنند. چنین هدف¬های مهمی تحقق نمی¬یابند، مگر آن که تمام سلسله مراتب سازمان (از مدیر اجرایی تا کارکنان) به اهمیت آموزش آگاه باشند.» برای آموزش تعاریف متعددی ارایه شده است. به یک معنا، آموزش عبارت است از کوشش در جهت بهبود عملکرد شاغل در ارتباط با انجام وظایف محوله (خصالی، ۱۳۸۵).

بنابراین، با در نظر گرفتن کارکردها و اثرات مثبت و عمیق آموزش بر سازمان، به نظر می رسد، توانمندسازی منابع انسانی ابزار مناسبی برای تحقق اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان باشد. درصورتی که سازمان¬ها بتوانند به طور حساب شده و مبتنی بر برنامه ریزی برای برگزاری دوره¬های آموزشی قبل از خدمت، بدو خدمت(توجیهی) و ضمن خدمت ( بعد از ورود به خدمت) برای کارکنان، از این فرایند بهره¬گیری نمایند، می¬توان از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری کرد و یا آمادگی لازم برای روبرو شدن با چالشهای فرارو را در نیروی انسانی فراهم نمود.

در این صورت، دستیابی به چشم انداز سازمان، دور از ذهن نخواهد بود. به طور خلاصه می توان گفت: سازمان ها در راستای تجدید حیات و سازگاری با تغییر و تحولات دنیای پیرامون و به منظور توانمندسازی کارکنان خود اقدام به اجرای برنامه¬های آموزشی نمایند، که موجب افزایش قابلیت¬ها، ظرفیت¬ها، و توانمندسازی آنان شود.

در همین راستا دوره های آموزشی که می تواند به توانمند سازی متخصصان روابط ‌عمومی کمک شایانی بکند، مورد تحلیل و بررسی قرار می گیرد.

الف: ارتباطات در روابط عمومی
مهارت های ارتباطی در سازمان ها به ویژه در حوزه روابط عمومی به شدت بر انتقال اطلاعات حیاتی و تعامل موثر با مخاطبان تاثیرگذار است. وقتی مدیران و کارشناسان حوزه روابط عمومی نتوانند مهارت ارتباطی لازم را به درستی به کار بگیرند، پیام ها ممکن است به درستی منتقل نشوند و ارتباطات و تعاملات با مخاطبان با مشکلاتی مواجه شوند.

مهارت های ارتباطی ضعیف می تواند منجر به سوء تفاهم ها، کاهش انگیزه مخاطبان و در نهایت کاهش کارایی سازمان شود. امروزه از دانش و هنر روابط عمومی به عنوان یک نهاد شبه مدنی در جهت تسهیل ارتباطات دو طرفه بین مخاطبان یاد می شود و با پیچیده تر شدن نظام اجتماعی بر ضرورت، گسترش و توسعه این علم و حرفه بیش از پیش اتفاق نظر حاصل می شود. تا آن جا که امروزه کمتر نهاد یا سازمانی خود را بی نیاز از تشکیلات روابط عمومی می بیند.

وقتی سخن از تغییر افراد در سازمان به میان می آید، نقش روابط عمومی گسترده تر می شود. زیرا بهبود روابط داخل سازمان از اصلی ترین وظایف مدیریت روابط عمومی است. بدون تردید در یک جامعه ساده و نهادینه شده، نقش ها مشخص است ولی در یک جامعه پیجیده و پیشرفته نیازها و مطالبات بیشتری ایجاد می شود.

بدون شک کارشناسان و متخصصان روابط عمومی برای ارتباط با مخاطبان باید از دانش و مهارت ارتباطی برخوردار باشند. این دانش و مهارت به دست نمی آید مگر با توانمندسازی کارشناسان و متخصصان روابط عمومی از طریق برگزاری دوره های آموزشی، دوره های که بتواند مهارت های ارتباطی متخصصان را افزایش داده، تا بتوانند در برقراری ارتباط با مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی به ویزه در ارتباط با رسانه سربلند بیرون بیایند.

ب- فناوری اطلاعات و ارتباطات
توجه و اهتمام متخصصان کارآمد روابط عمومی برای دستیابی به آخرین فناوری ها و شیوه های اطلاعاتی و ارتباطی برای افزایش سطح کمی و کیفی فعالیت ها یک اقدام اساسی است. متخصصان کارآمد برای آن که بتوانند همگام با مخاطبان حرکت و نوآوری و فعالیت داشته باشند، ملزم به تجهیز شدن به آخرین یافته ها و روش های نوین ارتباطی و اطلاعاتی و نیز زبان روز مخاطبان است.

در این میان تکنولوژی به شدت بر روابط عمومی تاثیر گذاشته است. برای این که متخصصان روابط عمومی بتوانند از کمک های بالقوه این نوآوری الکترونیک استفاده کنند، جهت یابی تازه ای لازم است. ضرورت دارد که متخصصان روابط عمومی با شرکت در دوره های آموزشی با این تکنولوژی ها آشنا شوند، آن را به کار گیرند و از قابلیت های آن شناخت لازم را به دست آورند، تا به مشارکت کنندگان موثر در فرایند تصمیم گیری تبدیل شوند.

روابط عمومی در عصر اطلاعات موظف به همگونی و همسانی با فرایند اطلاعات در جهت نو شدن است. با ایجادو گسترش زیر ساخت های ارتباطی، ایجاد شبکه های اطلاعاتی و جذب نیروهای متخصص و آموزش نیروها، این امکان فراهم می شود که نظام نوینی به وجود آید. روش های گردآوری اطلاعات، چگونگی مبادله اطلاعات، مدیریت اطلاعات، نظام تولید و توزیع اطلاعات، ساماندهی اطلاعات و ایجاد شبکه اطلاع رسانی از ضرورت های است که متخصصان روابط عمومی باید از آن شناخت کافی داشته باشند(یحیایی ایله ای، ۱۳۸۸).

بنابراین آشنایی با تکنولوژی ها و روش های نوین، افق های جدیدی را برای توسعه فعالیت ها و برنامه های اطلاعاتی آن می گشاید تا متخصصان روابط عمومی بتوانند با بهره گیری از آن ها سریع تر و موثرتر با مخاطبان خود ارتباط برقرار کرده و در زمان کمتری اطلاعات و پیام ها را به آنان رسانده و در اسرع وقت بازخوردهای آن را از مخاطبان دریافت کنند. بدون تردید طراحی و اجرای موفق چنین فرایندی مستلزم آن است متخصصان روابط عمومی با شرکت در دوره های آموزشی نحوه استفاده از تکنولوژی و فناوری های نوین مثل هوش مصنوعی توانمند شده باشند.

ج- تولید محتوا در روابط عمومی
محتوا پادشاه است؛ جمله ای معروف از بیل گیتس که امروزه تبدیل به مثالی درباره اهمیت محتوا شده است. تولید محتوا یکی از ارکان اساسی و مهم روابط عمومی است. محتوا همان پیامی است که یکی از ارکان اساسی ارتباطات مد نظر متخصصان علوم ارتباطات است. روابط عمومی یکی از حوزه های ارتباطات است که به صورت هدفمند و برنامه ریزی برای برقراری ارتباط و ایجاد تصویری مثبت از برند تلاش می کند و برای دستیابی به اهداف به محتوا نیازمند است. محتوای درست بر حسب نیاز مخاطب، نقش مهمی در برقراری ارتباط، جذب و حفظ مخاطبین و بهبود نگرش آنها دارد.

ابزار و مهارت فنی تولید محتوا یکی از دغدغه های جدی در مدیریت روابط عمومی است. استفاده از ابزارهای مختلف برای تولید یک محتوای خوب از مهارت های مورد نیاز متخصصان روابط عمومی است. اما کار متخصصان روابط عمومی در بخش محتوا فقط به تولید محتوا نیست.

پایش و مانیتورینگ محتواهای تولید شده درباره سازمان، ارزیابی پاسخ ها و واکنش ها به محتواهای تولید شده توسط سازمان، تحلیل محتوا و … از جمله اقداماتی مهمی است که قبل از تولید محتوا تا بعد از انتشار باید مد نظر متخصصان روابط عمومی قرار گیرد. همه موارد بیان شده مستلزم آن است که متخصصان روابط عمومی ضمن آموزش اصول و فنون تولید محتوا، استفاده از ابزارها و فناوری های نوین مثل هوش مصنوعی را برای تولید محتوای مخاطب پسند در دستور کار قرار دهند.

نتیجه گیری
امروزه توانمندسازی به عنوان یکی از ابزارهای سودمند ارتقای کیفی کارکنان و افزایش اثربخشی سازمانی تلقی می‌شود. به منظور کسب موفقیت در محیط در حال تغییر کسب و کار امروزی، سازمان‌ها به دانش، نظرات، انرژی و خلاقیت همه کارکنان، اعم از کارکنان خط مقدم تا مدیران سطح بالا، نیازمندند.

برای تحقق این امر، سازمان¬ها از طریق توانمندسازی کارکنان مربوطه به منظور تشویق آنان به ابتکار عمل بدون اعمال فشار، ارج نهادن به منافع جمعی سازمان با کمترین نظارت و انجام وظیفه به عنوان مالکان سازمان، اقدام می¬نمایند. توانمندسازی، کارکنان را قادر می¬سازد تا در مواجهه با مشکلات و تهدیدها، از مقاومت و انعطاف پذیری بیشتری برخوردار باشند.

توانمند بودن مدیران و کارشناسان می تواند کمک موثری در تحقق اهداف سازمانی باشد. یکی از مدیریت های که توانمند بودن کارشناسان آن می تواند در پویایی سازمان نقش داشته باشد مدیریت روابط عمومی است. عوامل متعددی بر توانمند سازی کارشناسان و متخصصان مدیریت روابط عمومی نقش دارند.

ولی عامل مهمی که بیشترین تاثیر را بر توانمندسازی کارشناسان و متخصصان روابط عمومی دارد، تدوین و برگزاری دوره های آموزشی از جمله ارتباطات در روابط عمومی، فناوری اطلاعات و ارتباطات و تولید محتوا در روابط عمومی است. مهارت افزایی متخصصان روابط عمومی با این سه دوره آموزشی، می تواند رضایت مخاطبان را افزایش می دهد.